投诉举报咨询调处制度
投诉和举报
1.受理投诉举报原则
(一)服务中心中心负责受理用户的投诉,部门经理负总责,对投诉举报事项进行调查、解决、处理;
(二)设咨询热线,工作人员轮流值班,全天候接待投诉工作。受理投诉举报要严肃认真,接待用户要诚恳、热情,做到件件有回音、事事有着落,努力遵守受理投诉时间要求,全心全意为用户服务;
(三)受理用户投诉举报,坚持无偿服务的原则。
2.受理投诉举报范围
(一)下列投诉举报应予受理
1. 产品在使用过程中出现各种问题;
2. 工作人员不热情,态度生、冷、硬,用语不规范
(二)下列投诉不予受理(应做耐心解释和劝解)
1. 已经受理查清了问题和责任,并已进行处理,又没有新情况、新理由的;
2. 法院、检察院或者有关行政部门已受理,正在调查和处理的;
3. 不符合国家法律、法规、制度等有关规定的。
3. 受理投诉举报的程序及办法
(一)投诉举报的受理
1. 用户投举报诉要有投诉举报人相关个人信息,详细口述记录要有以下内容:投诉人的姓名、公司、电话号码等; 被投诉方的部门、工作人员姓名、职务、编号等;投诉的内容情况,并提供有关文字材料。
2. 对缺少凭证和情况不明的投诉,应及时通知投诉人,待补齐所需证明材料后受理;
3. 对不符合受理范围的投诉,及时将不受理原因及依据的法律、法规条款告知用户;
4. 对受理的投诉及时登记建档。
咨询
留言管理要求
管理人员须在每个工作日上午完成前一工作日在汇信网站上的留言的处理和回复工作。留言认领不能超过一个工作日(24小时,节假日顺延)。
留言处理可根据用户所留信息采用邮件回复、电话回复、和QQ在线回复方式进行。要求在得到用户确认问题已经解决或者相关邮件发送成功,方能将处理状态设置为"完成"。问题处理完成时间不能超过3个工作日。
留言邮件回复要求
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邮件回复使用的邮箱地址为 cc@icinfo.com.cn
邮件回复主题统一采用"汇信网在线留言回复"
邮件回复统一采用以下格式编辑:
**先生/女士(****公司),您好:
我公司已收到您2009年*月*日在汇信网上的咨询留言(建议留言/表扬留言/投诉留言),现对您的咨询(建议/表扬/投诉),回复如下:
(留言回复)
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